A Declaração de Exclusividade deve ser solicitada por requerimento da empresa representante ou do próprio Fabricante (sem representatividade), em papel timbrado próprio e encaminhada à Associação Comercial de Sorocaba, devendo constar obrigatoriamente os seguintes dados:
• Nome completo da empresa (incluindo nome fantasia); • cópia do contrato social atualizado; • cartão do CNPJ; • cartão de Inscrição Estadual ou Municipal; • Endereço, município, Estado, CEP; • O Órgão/departamento a ser destinado a carta; • Relação dos produtos de igual teor com as declarações constantes em nossos arquivos; • Assinatura do representante legal da empresa com identificação abaixo da assinatura.
OBS: A empresa deve declarar no requerimento, sob penas da lei, que as informações prestadas correspondem à verdade, devendo ainda indicar o endereço, o nome do contato, e-mail e/ou um número de fax da representada.

Além da documentação acima, são exigidos os seguintes documentos:
1) Se a empresa está representando o produto de outra, serão exigidos os seguintes documentos: • Contrato social e cartão do CNPJ da solicitante; • Cópia do contrato social da fábrica representada e o CNPJ (autenticados); • Registro de marca ou patente fornecido pelo INPI ou outro; • Procuração dando poderes ao responsável que assina pela empresa com firma reconhecida firma em cartório, se ele não constar no contrato social; • Declaração do fabricante ou representante dando exclusividade ao representante para: comercialização, distribuição e/ou manutenção dos produtos, juntamente com relação detalhada dos produtos incluídos na representação e/ou prospectos dos produtos; Deve conter a expressão: “representante exclusivo”, não sendo aceita outra expressão para fins de emissão do documento. • Base territorial da representação – nacional ou em determinado(s) estado(s) brasileiros (especificando); • Se tratar de empresa sediada em outro País, deverá ser anexada ainda, declaração do fabricante e de contrato social ou procuração, todos devidamente traduzidos por tradutor juramentado localizado no Brasil (não serão aceitas traduções realizadas no País de origem); • A representação deverá ter sua inscrição na Junta Comercial; OBS: A documentação pode ser apresentada com cópias, todas autenticadas, com validade de um ano. Declarações do fabricante/representante com validade inferior não serão aceitas.
2) Se a empresa estiver comercializando seu próprio produto: • Trazer cópia do contrato social, CNPJ, e inscrição Estadual (autenticadas); • Procuração dando poderes específicos ao responsável que assina pela empresa (com firma reconhecida em cartório), se ele não constar no contrato social; • Cópia do Registro de marca ou patente fornecido pelo INPI, válido por 10 anos.
3) Se a empresa for detentora de equipamentos de SOFTWARE: • Trazer cópia do documento de registro de SEPIN (Secretaria Especial de Política Informática) ou publicação do Diário Oficial.
4) Se a empresa for Distribuidora de Livros: • Trazer cópia do comprovante de Registro do Escritório de Direitos Autorais OU comprovante do Depósito Legal na Biblioteca Nacional. (baseado nas Leis nºs 10.944/04 e 5.988/73 Art. 17)

Para Associados: R$ 150,00 (cento e cinquenta reais), por produto/serviço até 10 itens, modelo, marca ou empresa declarada, a serem pagos no ato da solicitação à vista em dinheiro ou boleto bancário. Para emissão de declarações sobre produtos que apresentem mais de um modelo será cobrado o valor acima para cada modelo declarado. Em caso de emissão de 2ª via da declaração por qualquer motivo, será cobrado o valor acima.
Para Não Associados: R$ 450,00 (quatrocentos e cinquenta reais), por produto/serviço até 10 itens, modelo, marca ou empresa declarada, a serem pagos no ato da solicitação à vista em dinheiro ou boleto bancário. Para emissão de declarações sobre produtos que apresentem mais de um modelo será cobrado o valor acima para cada modelo declarado. Em caso de emissão de 2ª via da declaração por qualquer motivo, será cobrado o valor acima.

O prazo para fornecimento da declaração é de 3 (três) dias úteis após o protocolo, sendo o requerente notificado por e-mail quando a declaração estiver pronta. O atendimento é realizado pelo Departamento Jurídico da Associação Comercial, somente às segundas, terças e sextas-feiras, no horário das 9h às 12h, na sede da entidade. A declaração é emitida com validade de 6 (seis) meses a partir da data de sua emissão. A renovação poderá ser solicitada com até 5 dias de antecedência do vencimento com o mesmo custo e tramites de apresentações de documentos para emissão.